Open Space

Quizás me recuerden, soy el que en algún OWASP, Ekoparty, Flisol, AndSec o donde sea aprovecha las fast talks, un minuto de relleno, un pasillo o lo que sea para convocar al próximo Agile Open Seguridad y su formato Open Space.

¿Por qué rompo tanto los piés con eso? Por que aunque me encanta ver charlas y demos más me gusta preguntar y opinar. "Aprender" viene de la acción de "agarrar", no de "mirar" o "escuchar". Además, quien no pregunta u opina, no aporta. Para eso, lo mismo es un video.

No es que esté en contra de las charlas/demos de las conferencias, sólo estoy en contra de que sea la única manera. 

Para mí, la charla convencional y los eventos con agenda prefijada tienen los siguientes problemas:

• Asimetría. Puede ir desde 10 a 1 hasta 1000 a 1. Si cada presente opina o pregunta, puede no escalar.
• Tiempo y alcance. Quien expone tiene un plan y por lo general no es pasar la mitad del tiempo respondiendo preguntas, escuchando opiniones o deliberando.
• Público cautivo. En un evento de un solo track es evidente, pero aun habiendo varios, suelen haber charlas "favoritas", reflejándose en el tamaño de la sala que se le asigna. Igual siempre sos libre de estar en un pasillo conversando.
• The winner takes it all. Si tu propuesta de exposición no fue aceptada, ni vayas. La agenda nace muerta. Si hay cambios de último momento o a raiz del mismo evento, la agenda ya está determinada.
• Acumulación de méritos. A quien expone en un evento, le queda en su curriculum, que influye en que sea expositor en otros, formando una elite, que no necesariamente corresponde a sus méritos actuales.
• Cantidad, calidad y costos. Para los organizadores puede ser un problema equilibrarlos en N dias.
• Una mezcla en la asimetría y el público cautivo es cuando hay una charla que es mala o no resulta de nuestro interés. La única opción que tenés es irte, no podés intervenir y mejorarla.

El formato Open Space consiste en una agenda vacía que se confecciona al comienzo de la jornada. Cada asistente que lo desée propone una sesión enumerando:

• Su nombre.
• El nombre de la sesión.
• Una muy breve descripción.
• El formato.
• Duración.
• No lo he visto, pero se podría especificar la audiencia (técnica, end user...).

quedando anotado en una tarjeta pegada en una superficie vertical.

El formato de la sesión puede ser:

• Exposición. La normal, la misma que contra la que estoy pregonando.
• Debate.
• Quiero que me explique alguien un tema.
• Taller.
• Demo, puede fallar.
• Juego participativo.
• Mezcla, como Exposición seguida de Debate.
• Grupo de fast talks, para quienes tienen algo que exponer, pero consideran que con unos pocos minutos alcanzan.

Por lo general el tiempo de sesión es de 40 minutos, pero si alguien propone un taller y sabe que dura más, lo aclara y se acomoda.

Si hay más propuestas que espacios x horarios, se votan. O se vé de crear nuevos espacios en los lugares comunes. Luego, de modo caótico se acomodan las tarjetas que representa las sesiones en una grilla en la superficie vertical y se procede a realizar el evento.

Para quien está acostumbrado a los eventos normales, hay algunas disonancias:

• Impredecibilidad. Si al convocar a una sesión tenías un plan, quizas no lo puedas cumplir.
• Falta de garantía. Si fuiste al evento con algo preparado, quizás no lo puedas exponer. Para alguien que viaja desde otro país, este es un importante factor de disuación.
• Falta de ROI. Para un sponsor, no tener certeza ni horario para su expositor es un alto riesgo, ha puesto plata y quiere lo que compró. Algún sponsor poco querido por los asistentes o con una charla muy atada a un producto podría tener una baja asistencia o quizás ni calificar.
• No se lleva bien con salas que tienen butacas fijas.

Una característica importante de los Open Spaces es la honestidad. Está completamente bien visto que en el medio de una sesión cualquiera, incluido quien la convocó, se levante y se vaya a otra. Es más, está mal visto que se quede sin desearlo.

La única responsabilidad de quien propone una sesión es iniciarla. Puede, si en esa ocasión así se acuerda, obrar de moderador y mantener el tema.

Finalmente, si una sesión ha resultado en extremo interesante o no ha terminado, puede seguir en otro lugar, su único deber es liberar el espacio a tiempo para la siguiente sesión y respetar la agenda.

Compromisos

Para mitigar los riesgos antes los sponsors y los que puedan haber hecho una inversión desproporcionada, existe una fórmula que suele utilizarse al menos en los Agiles Latinoamérica y es que el evento sea mixto, mitad conferencia, mitad Open Space, en ese orden. Este esquema incluso facilita usar multi track durante la conferencia, ya que durante el Open Space se le puede pedir a los que ya expusieron que lo vuelvan a hacer, quizás cambiando el formato. Además, durante los breaks de la conferencia se van gestando los temas que luego se ven en el Open Space.

Otra característica es que tiene gastos más bajos. Hay unos gastos fijos proporcionales a la duración y envergadura del evento, sea cual sea el formato. Pero, los costos de los speakers pueden ser dos tercios, la mitad, un tercio o incluso cero.


Me consta por experiencia propia que funciona con más de cien personas. Esa misma experiencia me señala que el proceso de elección de sesiones tiene "vulnerabilidades", puede ser manipulado y es un interesante tema que trasciende esta reseña.


Finalmente, no sé por qué, pero al salir de un Open Space todo el mundo sale re contento, lleno de promesas difíciles de cumplir, un lugar propenso a la amistad ;-) @fede_k, como una fiesta de borrachos.

Quizás tenga que ver con que al ser los mismos asistentes quienes arman la agenda, no sólo se satisfacen más expectativas sino que todos tenemos más protagonismo.


Si esta forma de hacer un evento te interesa, pedile a la organización del próximo evento que la considere. Tipo Abril o Mayo de 2016 en CABA Argentina será el próximo evento Open Space dedicado a la seguridad informática por si querés ver como funciona a pequeña escala.

Desde 2010 venimos haciéndolos alrededor del nucleo @pelucaKiller (ex @dev4sec), @jpsaraceno, Alejandro Rusell y @jjvmAR. Esto ocurre en la periferia de la comunidad Agile que existe en estos pagos desde el 2008.


No dudés en contactarnos por asesoramiento en cómo hacer un evento de este tipo si sos de otra ciudad (CABA Arg) u otra especialidad (seguridad/agile/dev)


En algunas entradas de este blog y en los siguientes links hay información ampliada.

http://www.agiles.org
http://www.agiles.org/agile-open-tour
http://www.agiles.org/agiles-20xx

y siempre se puede recurrir a la wikipedia...

https://en.wikipedia.org/wiki/Open_Space_Technology